Guia definitivo para criar um e-mail profissional

Nossos hábitos de consumo mudaram e isso causou transformações significativas na forma como as empresas se comunicam com o seu público. Fortalecer a presença online se tornou imprescindível nos dias de hoje, pois em algum momento os consumidores irão procurar pelos seus produtos ou serviços na internet. O e-mail profissional dá mais credibilidade e ainda reforça a sua marca e posicionamento no ambiente digital.

Já apresentamos aqui no blog os principais motivos para você ter um e-mail profissional e como usar as funcionalidades do Google Apps para empresas. Agora vamos detalhar ainda as funcionalidades do Gmail, seus recursos, ferramentas e descrever como você pode usá-los para ganhar mais eficiência nos negócios. O Google Apps é composto por: Gmail para empresas, Calendário, Google Hangouts, Documentos, Google Drive e Planilhas.

7 motivos para ter um e-mail profissional

Segundo o Clube do Empreendedor Sebrae algumas pessoas ainda não entenderam o papel do e-mail profissional para a reputação de uma marca. Então, se você atua como profissional liberal, tem e-commerce ou qualquer outro negócio, veja abaixo os principais motivos para criar um e-mail específico para a sua empresa ou projeto.

1. Comunicação

O e-mail profissional é um canal de comunicação do seu negócio e pode ser usado para fortalecer a sua marca. Vamos supor que o seu e-mail seja schweinsteiger@zapmail.com.br, toda que vez que você for informá-lo a alguém terá que soletrar e ainda corre o risco de a pessoa não entender e por falha de comunicação você perder uma oportunidade. Um jeito de facilitar a comunicação é criar e-mails setorizados, como vendas@suaempresa.com.br, contato@suaempresa.com.br ou até mesmo pedro@suaempresa.com.br.

2. Segurança

Você sabia que é cada vez maior o número de empresas que caem em golpes de e-mail? Eles têm inclusive uma nomenclatura própria: Business Email Compromise (BEC), que significa comprometimento do e-mail empresarial. Segundo o Security Report o golpe costuma ser aplicado por meio do envio de faturas falsas, e-mails falsos em nome do gestor da empresa ou são enviados e-mails aos clientes solicitando pagamentos que vão direto para a conta dos golpistas. Portanto, é imprescindível investir em soluções que concedam mais segurança e controle ao e-mail profissional.

3. Credibilidade

Talvez você já tenha recebido alguma mensagem enviada de um e-mail pessoal, mas como o assunto era profissional ficou um certo receio. Principalmente quando é algo que envolve informações sigilosas, como dados cadastrais é comum as pessoas buscarem algum meio alternativo para para confirmar a veracidade do e-mail. O e-mail profissional tende a dar mais credibilidade para o seu endereço eletrônico, tanto para quem entra em contato com você, como para quem recebe suas mensagens.

4. Integração

Você não precisará abandonar o Gmail para ter um e-mail profissional. Basta escolher um plano empresarial e personalizá-lo para a sua empresa. Isso significa que o seu e-mail corporativo pode estar integrado com outras soluções, que citamos anteriormente: Calendário, Documentos, Planilhas, Google Drive e até Hangouts. Vale destacar que todas essas ferramentas podem ser usadas tanto em desktops, notebooks, smartphones e tablets.

5. Produtividade

O pacote Google Apps para empresas reúne tudo o que você precisa em um só lugar, o que facilita a organização e acesso aos documentos. O compartilhamento de informações e o acesso rápido aos dados armazenados, entre outras funcionalidades, tendem a aumentar a produtividade das equipes. Não é à toa que a solução é escolhida por milhões de empresas em todo mundo, desde pequenos negócios até as empresas que figuram entre 500 maiores corporações do mundo.

6. Mobilidade

Acessar o e-mail profissional de qualquer lugar não é novidade, mas com o Google Apps para Empresas você passa a usar outros recursos que também ficam disponíveis em qualquer lugar e a qualquer momento. Você ganha liberdade para trabalhar de forma remota e não perde o contato com outras pessoas da equipe. É importante ressaltar que todos os dados do seu negócio ficam protegidos, pois tudo fica salvo na nuvem com total segurança. O Google desenvolveu as soluções para empresa seguindo os padrões rigorosos de privacidade e segurança, inspirado em práticas recomendadas do setor.

7. Monitoramento

Quem está começando um negócio agora pode contratar apenas um e-mail profissional, mas se sua empresa já está estabelecida pode escolher mais de uma conta de e-mail. Neste quesito, os planos são customizáveis de acordo com a sua necessidade. No painel de administrador é possível gerenciar todo o seu pacote, desde a adição ou remoção de usuários, criação de grupos e opções de segurança, entre outros. Também é possível configurar quem terá acesso a cada ferramenta ou arquivo.

Como criar um e-mail profissional em 3 passos

Criar o seu e-mail profissional e passar a usar todas as funcionalidades do Google Apps para empresas é muito fácil, basta escolher o pacote de sua preferência e fazer as configurações iniciais. Se você ainda tem dúvida sobre esses assuntos sugerimos a leitura dos posts: Tudo que você precisa saber sobre domínios e O que é hospedagem de sites e como escolher o melhor custo-benefício para seu projeto.

1. Escolha o seu plano

A HostGator oferece três planos, um exclusivo para o e-mail profissional, outro com o pacote Google Apps e o domínio e uma opção mais completa, que inclui o Google Apps, domínio e hospedagem. Para ver detalhes de cada um dos planos de e-mail profissional basta acessar este link. O pagamento do pacote escolhido pode ser feito online, basta seguir os passos indicados.

2. Configure o Google Apps para Empresas

A Zeus PHP disponibiliza diversos canais de ajuda e uma equipe qualificada para auxiliar você, tanto no processo de configuração do e-mail profissional, como em qualquer outra dúvida. Além disso, você também conta com a nossa Base de Conhecimento que possui diversos artigos sobre nossos produtos e serviços. Lá tem o passo a passo para configurar o Google Apps.

3. Comece a usar o seu e-mail empresarial

Depois de tudo configurado você já poderá a começar usar o seu e-mail profissional, que vai ajudar a transmitir mais credibilidade ao seu negócio. Além disso, suas informações também estarão seguras e você terá acesso a todos os recursos do Google Apps de qualquer lugar e a qualquer hora.

Liliani Zottele

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