Para muitos que se encontram na posição de produtor de eventos, desenvolver um trabalho de planejamento que traga retorno positivo é um dos pontos principais para começar a organizar o evento de sucesso que tanto espera. Mas quais serão os passos mais importantes para começar a colocar isso em prática?

Pensando em te ajudar a encontrar respostas para essa importante pergunta, preparamos um conteúdo com as 5 coisas indispensáveis para começar a organizar o seu evento. São passos importantes ligados à fase de pré-evento, onde as definições serão essenciais para o bom andamento das tarefas.

1. Levante os objetivos do evento

Você deve começar a organizar o evento por uma etapa de levantamento de objetivos e pretensões. Afinal, o que a realização do seu evento pode trazer de vantagens para o seu negócio? Quais os pontos que deseja alcançar ao chegar o fim do seu evento?

Esses objetos vão depender muito do seu público-alvo e da área específica que seu evento vai trabalhar. Então vale a pena passar um bom tempo entendendo tudo que pode alcançar e quais os pontos que precisa melhorar na sua estratégia como um todo.

Sua ideia é chamar mais atenção para a marca própria? Ou será que é mais focado em gerar conteúdo relevante e captar novos contatos? A análise desses pontos vai determinar quais as próximas decisões tomar para enfim começar a organizar o evento.

2. Defina as equipes para começar a organizar o evento

Começar a organizar o evento passa muito por definir seus times de trabalho e as atribuições que cada um terá ao longo da sua preparação para o evento.

Essa divisão em times é de extrema importância nessa etapa inicial, já que um evento demanda diversas atividades simultâneas de igual relevância. Sem esse controle, algumas tarefas podem acabar sendo esquecidas enquanto outras terão um foco maior. É preciso ter um trabalho simultâneo para que tudo esteja pronto no grande dia.

Alguns exemplos de times que devem fazer parte da sua estratégia:

• Comunicação: equipe direcionada para realizar o trabalho de divulgação e ações de marketing sobre o evento. É o time que fica responsável por criar métodos para atrair o público. Uma boa dica é adotar o planejamento de e-mail marketing, enviando newsletters com novidades sobre o evento e e-mails promocionais;
• Infraestrutura: ter uma equipe que cuide de toda a parte estrutural do evento, indo da parte de escolha do local, estrutura de palco, sonorização, iluminação, conexão de internet entre outros aspectos relacionados à parte mais física é indispensável, já que sem essas definições não dá para realizar um bom evento;
• Conteúdo: além da parte mais física do evento, é importante que possua um time dedicado a desenvolver as atividades práticas que acontecerão ao longo do evento. Ordem de palestrantes, temas de cada um e formas de fazer a abertura e o encerramento do evento fazem parte da responsabilidade desse time;
• Parcerias: o time dedicado a estabelecer parcerias vai trabalhar com a captação de patrocinadores para o evento e também com os fornecedores. Essa é uma etapa essencial já que vai influenciar diretamente no orçamento final disponível para o evento. Mas essa fase merece um detalhamento especial como veremos a seguir.

3. Faça o planejamento do seu orçamento

Qualquer definição do evento precisa passa pelo nível de orçamento disponível para realizar essas ações. Portanto, essa é uma determinação que deve ser feita mesmo no momento que vai começar a organizar o evento.

Mas algumas ações podem ser realizadas para conseguir evoluir nesse ponto e ter maiores possibilidades de planejamento e execução disponíveis para o evento.

Consiga o apoio de patrocinadores

Para realmente ter sucesso na organização do seu evento, é essencial que consiga o apoio de patrocinadores que vão fortalecer ainda mais o seu orçamento. Avançar nos valores que já estavam disponíveis é sinônimo de ter mais possibilidades de ações para o evento.

Por isso é importante acompanhar algumas dicas de como pode conseguir mais patrocinadores, usando estratégias que certamente te ajudarão a ter sucesso nessa etapa.

4. Procure os fornecedores certos para o seu evento

Conseguir ter o evento pronto no grande dia passa muito pela definição dos seus fornecedores para eventos. Eles serão peças essenciais para que consiga colocar em prática todas as etapas relacionadas ao seu evento.

Claro que o seu orçamento vai delimitar qual estilo de fornecedores pode buscar para realizar todas as suas demandas, mas é fundamental realizar uma boa pesquisa e buscar referências sobre cada um deles. Isso será um fator importante para entender o nível de qualidade que cada um entrega ao longo de outros eventos.

Busque aliar as expectativas que o público participante terá com o seu evento com fornecedores comprometidos e alinhados com suas necessidades principais.

5. Defina a forma de vender os ingressos para o evento

Focando em complementar a lista de coisas indispensáveis para começar a organizar o evento, é importante que analise opções e escolha as que mais trarão vantagens para o seu público. Em relação a levar comodidade, algo muito valioso para todo tipo de ação, a grande opção é trabalhar com a venda de ingressos online.

Com essa venda de ingressos na internet você consegue inclusive estipular métricas que permitem analisar números de conversão entre os visitantes da sua área de ingressos para aqueles que realmente conseguem efetivar a compra em si.

Adotar essas estratégia logo quando está na fase inicial de começar a organizar o evento é importante para que consiga bolar estratégias mais assertivas, que podem mudar conforme o tempo de divulgação do evento. O importante é trabalhar em cima de atividades que elevem o nível de sucesso em relação ao número de participantes presentes no evento.

Gostou de saber mais sobre como pode começar a organizar seu evento? Cada um desses pontos será fundamental na hora de avaliar o sucesso que teve com o evento. E para conhecer com mais detalhes os pontos importantes que envolvem a organização de um evento, acesse o blog da mobLee, empresa especialista em tecnologias para eventos.

• Este artigo foi escrito pelo Jonatan Sousa, assistente de marketing da mobLee.